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Assistenz

Vielfältigkeit darstellen


Was ist eigentlich diese „Vielfältigkeit der Assistenz“ konkret?

Ich meine damit nicht, dass die Arbeit abwechslungsreich ist, sondern dass der Beruf viele verschiedene Ausprägungen hat. Keine Assistenzstelle gleicht der anderen, Assistenz ist nicht gleich Assistenz. Woran liegt das? Wie kann man es beschreiben? Kann man das überhaupt übersichtlich darstellen – ohne Riesendiagramm, ohne öde Beschreibungen mit seitenlangen Detailaufzählungen? Womit fängt man an?

In einer Community of Practice zum Thema Diversität habe ich das „Diversity Wheel“ kennen gelernt. Es ist eine modellhafte, grafische Darstellung von Intersektionalität, also einem Zustand, der durch unterschiedliche Faktoren gleichzeitig beeinflusst wird. Genau das ist es: Die Eigenart jeder Assistenzstelle hängt von mehreren Faktoren ab, die gleichzeitig nebeneinander wirken. Das ist ein guter Ansatz.

Die Antwort auf die Frage „Und was arbeitest du so?“  lautet in der Regel: Ich bin „Stellenbezeichnung“ bei „Firma“.

Kriterium Position

Stellenbezeichnungen werden von den Unternehmen nicht einheitlich verwendet: Die „Sekretärin“ des einen Unternehmens ist woanders eine „Teamassistentin“. Ich selbst arbeite mit einer Stellenbezeichnung, unter der viele „Empfangskraft“ verstehen und mache einen Job, der in anderen Unternehmen „Prokuristin“ hieße.

Um sich davon unabhängig zu machen, kann man Assistenzpositionen danach einteilen, was sie für einem Funktionsbereich in der Organisation zugeordnet sind. Das Spektrum reicht von „für eine oder wenige Führungskräfte“ über „unterstützt einen Bereich, eine Abteilung oder Arbeitsgruppe“ bis zu „eine für alle“, zum Beispiel einzige Assistenzkraft in einem kleineren Unternehmen. Das bestimmt das Verantwortungslevel und die fachliche Zuständigkeit: Als Executive Assistant bewegt man sich in einer anderen Welt, mit anderen Regeln und Herausforderungen als in der Bereichsleitung, einem Vertriebsteam oder am Empfang.

Diese Einteilung könnte man so darstellen:

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Kriterium Unternehmen

Die Art des Unternehmens bestimmt die Rahmenbedingungen der Arbeit: Gepflogenheiten und typische Arbeitsfelder, das Tagesgeschäft, das Umfeld, die Unternehmenskultur und den Umgang miteinander.

Die Arbeit in einem kleinen Startup in der Großstadt unterscheidet sich sehr von einem mittleren Familienbetrieb in einer produzierenden Branche. In einem Schulsekretariat zu arbeiten ist etwas völlig anderes als in einem kleinen Büro für Ingenieurdienstleistungen, im Konzern ist es anders als im öffentlichen Dienst – Assistenzstellen gibt es überall und sie sind alle durch die Unternehmensumgebung geprägt.

Das ergibt diese Grafik:

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Visualisierung

Legt man diese Ringe übereinander, bekommt man einen Überblick über zwei wichtige Kriterien, die den Beruf als Ganzes ausmachen. Zwei Dimensionen von Vielfältigkeit, übersichtlich gestaltet.

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Wenn man als interessierter Mensch anfängt, sich in dieses Ringmodell hineinzudenken, beginnt man, sich selbst oder Bekannte dort einzuordnen und sich mit der Thematik auseinanderzusetzen. Manches möchte man ändern oder ergänzen, ganz streichen oder ersetzen. Seit ich an diesem Modell arbeite, habe ich diese Ringe schon mehrmals überarbeitet und konkretisiert, das Modell verbessert sich durch die Nutzung von selbst.

Multitool

Diese Darstellung ist also einerseits ein statisches Werkzeug, das eine Übersicht bereitstellt und Zusammenhänge visualisiert. Es greift Teilbereiche eines komplexen Ganzen heraus und stellt diese dar.

Gleichzeitig ist es aber auch ein dynamisches Werkzeug: Es lässt sich nach den eigenen Vorstellungen anpassen und ergänzen, zum Beispiel mit anderen Faktoren kombinieren. Man kann es aber auch gezielt nutzen, um etwas herauszuarbeiten, ein besseres Verständnis der eigenen Arbeit zu bekommen oder sich selbst zu positionieren.

Dieses Modell ist nicht abschließend und nicht fertig, es basiert auf meinen persönlichen Vorstellungen. Jeder kann es nach seinen Zwecken umbauen und gebrauchen.