„Wir möchten Online-Banking für unser Konto bei der Bank in Madrid einrichten.“
Vor etlichen Jahren arbeitete ich als Projektassistenz in der mittelständischen Tochtergesellschaft eines großen internationalen Konzerns. Ich war in einer kleinen, sehr spezialisierten Abteilung, die für alles Komplizierte, Rechtliche und Schwierige zuständig war. Mein Einsatz lag am Kreuzungspunkt von Konzernrichtlinien, Bankvorgaben und Rechtsvorschriften in verschiedenen Ländern.
Das Unternehmen hatte im Jahr davor zur leichteren Abwicklung des lokalen Geschäfts eine Niederlassung in Spanien gegründet. Für diese Niederlassung existierte auch bereits ein eigenes Konto, und zwar, da das Konzern-Treasury es so forderte, bei der Tochter einer deutschen Vertragsbank des Konzerns.
Wir möchten
Jetzt wollten wir mit diesem Konto gerne auch arbeiten. Weil die Bank aber in Madrid saß und wir in einer deutschen Kleinstadt, brauchten wir Online-Banking. Das kennt man vom privaten Girokonto – ins Internet gehen, zweimal klicken, Antrag unterschreiben oder so ähnlich, übermorgen ist das Konto freigeschaltet.
Pech gehabt.
Mitte Mai fragte ich bei dieser Bank die Freischaltung des Online-Banking an, wir wollten ab Juni live gehen. Zunächst Schweigen, aber hartnäckiges Nachfragen bei verschiedenen Stellen eröffnete folgendes Szenario:
Online-Banking
Für Online-Banking sei ein zusätzlicher Vertrag nötig, der sei auch vorbereitet, aber vermutlich derzeit noch im Konzern unterwegs. Solche Verträge dürfe nämlich laut Konzern-Regeln nur das Konzern-Treasury mit Sitz in England unterschreiben.
Gemäß den örtlichen Regeln der Bank in Spanien mussten das zwei Personen aus einer speziellen Vollmachtsliste sein. Bei dieser Liste handelte es sich um eine detaillierte Auflistung aller ermächtigten Personen und der ihnen zugewiesenen Verfügungsrechte, vom Geschäftsführer unterschrieben, notariell beglaubigt und vom Amtsgericht durch Apostille überbeglaubigt.
Der Onlinebanking-Zusatzvertrag fand sich, allerdings hatte in Unkenntnis der spanischen Umstände eine Person von Treasury diesen Vertrag unterschrieben, die nicht in dieser Vollmachtsliste genannt war, also brauchten wir jetzt das ganze nochmal mit rechtswirksamer Unterschrift, damit wir Online-Banken konnten. Tief durchatmen.
Dann das Dokument nach Belgien schicken, wo die unterschriftsberechtigte Konzernperson diese Woche erreichbar war, nach Rücksendung scannen, an die Bank mailen, verpacken und das Originaldokument hinterher schicken, wir haben einen Vertrag für Online-Banking, hurra, Blutdruck geht in den Normalbereich.
für unser Konto
Jetzt meldete sich Finance: aber das Tagesgeschäft! Überweisungen und Kontozugriffe waren zwar technisch möglich, aber die Abteilung hatte noch keinen Zugriff. Nach den Regeln der deutschen Zentrale der Partnerbank mussten mehrere Berechtigte eingerichtet werden: eine Person zum Eingeben der Aufträge im Online-Banking und zwei andere Personen, die unabhängig voneinander diese Aufträge freigaben. Das durften wiederum nach den Regeln der spanischen Lokalbank nur Personen aus der Vollmachtsliste sein. Das war jetzt blöd: von den Personen auf der Liste waren gerade einige aus dem Unternehmen ausgeschieden und nur noch zwei übrig, das wird knapp, wenn da wer ausfällt oder Urlaub hat! Also Vollmachtsliste ändern.
Ich fragte bei Treasury an, welche Schritte dazu erforderlich wären. Die Antwort war, dass die Treasury-Abteilung in England aufgelöst würde und nach Schweden umziehen sollte, und dass der, der sich bei Spanien auskannte, gekündigt hatte, und der andere jetzt so viel zu tun hatte, dass er nicht dazu kommen würde. Hier aber bittesehr die Kontaktdaten in Schweden. Hm. Ich ging erst mal in Sommerferien, um ein bisschen durchzuatmen.
Nach den Ferien schrieb ich die Neuen in Schweden an und fragte wegen einer Änderung der Vollmacht an, wir müssten alle ausgeschiedenen Personen ersetzen, sonst käme das Unternehmen irgendwann nicht mehr an das Geld in Madrid. Es war Ende August, die neue Treasury-Abteilung erbat Hintergrundinfo und Scans von allen Vorgängen sowie all unsere Entwürfe. Ich mailte viele, viele MB nach Schweden und bat um die Änderung der Vollmacht. Nach zwei-drei Erinnerungen bekam ich einen Entwurf, der seltsam aussah, irgendwas hatten sie durcheinander gebracht. Ich atmete tief ein und überarbeitete den Text einfach selbst, wir hatten inzwischen Oktober. Den Entwurf schickte ich an Treasury in Schweden und an Legal in England zur Überprüfung meiner nicht-juristischen, aber wenigstens konsistenten Formulierungsversuche.
bei der Bank
Nach zwei Wochen kam eine E-Mail von Treasury, dass sie jetzt gerade leider alles umstrukturieren müssten und es noch etwas dauern würde. Ok, dachte ich mir. Nach nochmal zwei Wochen schrieben sie mir, es täte ihnen furchtbar leid, vor allem, weil ich mir so viel Mühe gemacht hätte, aber leider, leider hätten sich in der Zwischenzeit in Spanien die Gesetze geändert, für Zugriffsrechte auf Bankkonten müsse man nun eine spanische Steuernummer (NIE) haben. Ich atmete ein und aus.
Wir sollen uns erkundigen und doch einfach für alle diese Steuernummer beantragen. Ich verspürte Bluthochdruck. Keiner von uns hatte die Zeit, einen Tag auf einem spanischen Konsulat zu verbringen, und keiner war bereit, eine privat beantragte spanische Steuernummer ins Unternehmen einzubringen. Wir wiesen Treasury darauf hin, dass wir so nicht arbeiten könnten. Treasury äußerte Bedauern und wies darauf hin, dass sie leider keinen Einfluss auf die spanischen Gesetze hätten. Wir atmeten alle ganz tief durch und nahmen uns vor, mit Entspannungs-Yoga zu beginnen.
Dann kamen Weihnachten und der Jahresabschluss, der Kopf wurde wieder ein bisschen freier. Mitte Januar fiel uns eine Lösungsmöglichkeit ein: Wir hatten doch in der Buchhaltung zwei Kollegen neu eingestellt, die eine NIE hatten, das würden wir jetzt ausbeuten. Die neuen Kollegen wehrten sich nicht, diese Lösung wurde also im Februar Treasury präsentiert mit der Bitte, nunmehr also alle Dokumente vorzubereiten. Treasury antwortete, sie hätten so viel zu tun, die Kollegin, die Spanien betreute, habe gekündigt, und wir möchten uns bitte selbst um die Vollmacht kümmern. Ich atmete tief ein und relativ laut aus.
in Madrid
Nachdem ich mich wieder gefasst hatte, nahm ich Kontakt zu den Firmenanwälten in Spanien auf. Die waren zum Glück schon informiert, aber brauchten jetzt erst mal einige Wochen, um zu klären, dass schon bestehende Vollmachten weiterhin gültig waren und sich diese Bestimmung mit der NIE wirklich nur auf neu aufzunehmende Personen bezog. Ich atmete auf.
Im Anschluss war ich einige Wochen krank und gab im April die Erstellung einer Vollmacht in Auftrag, die alle diese Umstände berücksichtigte. Tatsächlich, im Mai kam ein prima Entwurf, es fehlten nur einige Daten von den entsprechenden Kollegen mit NIE. Die waren erst in Urlaub, dann krank, aber schließlich war der Text im Juni fertig. Ich schickte ihn vorab zum Notar, der Geschäftsführer ging unterschreiben, der Notar beglaubigte seine Unterschrift und das Amtsgericht bestätigte mit Apostille, dass der Notar das durfte.
Das Dokument war Mitte Juni bei mir und ging gleich mit Kurier zu den Anwälten nach Madrid. Diese reichten die Vollmacht beim örtlichen Registergericht zum Registrieren und Dokumentieren der Änderung ein, jetzt musste nur noch die Bankfiliale in Madrid die neuen Bevollmächtigten eintragen. Ich atmete und verspürte Zuversicht.
einrichten.
Mitte Juli jedoch die nächste Mail von den Anwälten, das Registergericht hatte die Vollmacht zurückgewiesen. Grund: Einer der Bevollmächtigten war spanischer Staatsbürger, aber nicht mit BEIDEN Nachnamen genannt, die in Spanien die Regel sind. Ich atmete tief ein und äußerte nicht konzern-taugliche Wörter. Die Anwälte lieferten zum Glück aber auch gleich eine Reparaturanleitung: Der betreffende spanische Staatsbürger sollte einfach bei uns zum Notar gehen und dort eine Kopie seines Ausweises beglaubigen lassen, die wir dann entsprechend apostilliert nachreichen konnten.
Ich bin dann das zweite Mal seit Beginn dieses Projekts in Sommerferien gegangen. Danach, eineinhalb Jahre nach meiner ersten Mail an die Bank in Madrid, war das Online-Banking für dieses Unternehmen korrekt nach den Regeln aller beteiligten Parteien eingerichtet.
Willkommen im Konzern.